Bảng quan trọng – khẩn cấp

Các lý do khiến cho mình không theo được cái bảng khẩn cấp – quan trọng¶

Ứng với mỗi ô sẽ có một nhóm các lý do để không làm được ô đó (hoặc cứ phải làm ô đó)

Đang làm dở cái này thì nhận ra để hiểu được nó cần làm cái khác trước

Định luật Hofstadter: “Mọi thứ sẽ luôn tốn thời gian hơn bạn nghĩ, kể cả khi bạn đã tính đến định luật Hofstadter.”

Biết là quan trọng và khẩn cấp, xong nghĩ lại thấy vẫn có thể để xem mọi thứ tiến triển thế nào. Xong đến lúc nó lại quay lại thì lại thấy bực mình

Tạm dừng lại để làm cái khác thì sẽ có ý tưởng để giải quyết tốt hơn

Gặp những thứ trời ơi như cúp điện

Làn cái không đam mê lắm thì sẽ hãy đói, buồn ngủ, ngồi sai tư thế, mắc đi vệ sinh, thèm lên fb

Lý do không biết chọn¶

Hoặc là không bao giờ trở thành khẩn cấp được, hoặc là khi nó trở thành khẩn cấp thì là do mình đã phát cáu với sự dai dẳng của nó. Và thường như vậy thì đã có nhiều hậu quả rồi.

Quên lắt nhắt

Biết là quan trọng nhưng không phải là đam mê

Ý tưởng viết bài thì cứ ngấm ngầm đến. Mà một khi đã vào mood thì khó dứt ra. Dứt ra thì có hại cho não.

Không quan trọng

Lý do cứ phải làm chuyện không quan trọng¶

Chưa tìm được người phù hợp. Nếu muốn có người phụ thì họ phải thấy công việc này quan trọng và khẩn cấp với họ. Nhưng nếu công việc này là không quan trọng với mình, thì tại sao nó phải quan trọng với họ?

Có những cái chỉ có thể mình làm được, ví dụ như trả lời email, giải quyết drama. Người kia thì thấy khẩn cấp và quan trọng, trong khi mình lại thấy nó chưa đủ khẩn cấp hoặc quan trọng, hoặc đang có những thứ khác khẩn cấp và quan trọng hơn. Nó làm người khác cảm thấy mình không xem họ là quan trọng, hoặc thậm chí là bất công

Lý do khiến những chuyện không quan trọng và không khẩn cấp xứng đáng có vị trí ngang hàng với những thứ quan trọng và khẩn cấp¶

Giúp thư giãn, cho phép những thứ ngẫu nhiên được lọt vào trong sự bận rộn của chúng ta, giúp ta khám phá được những thứ mà ta không nghĩ là mình cần biết, và gợi ý giải pháp cho những thứ quan trọng hơn. Đây là những việc không khẩn cấp và quan trọng, nhưng lại là dịp để cân bằng cuộc sống và tận hưởng sự thong thả

Tranh thủ làm những thứ có mức độ quan trọng kém vì tiện

Có những kiến thức/kỹ năng mới mình muốn tự học để chủ động công việc hơn (có lúc ta thấy nó quan trọng, có lúc lại thấy nó không quan trọng)

Đam mê: lập trình, giúp đỡ người khác, chất vấn hiểu biết của bản thân

Có trend phải bắt để dự án phát triển (có lúc ta thấy nó quan trọng và khẩn cấp, có lúc lại thấy nó không quan trọng và không khẩn cấp)

Ý tưởng nảy ra bất chợt (trong nhà tắm, chạy xe)

Internet giới thiệu những thứ đáng xem

Khi cần tập trung cho một nhiệm vụ thì tính chất công việc sẽ đòi hỏi phải làm nhiều cái. Khi đã xong một nhiệm vụ và cần chuyển sang một nhiệm vụ của một công việc lớn khác thì đầu lại không chịu nổi

Attentionally aligned¶

Kỳ vọng: có người đến cho câu trả lời luôn

Thực tế:

• Phải suy ngẫm về câu hỏi
• Phải tìm hiểu
• Phải viết hoàn chỉnh
• Phải tìm nơi để hỏi
• Không phải là mối quan tâm của nhiều người

Khi nào một người sẽ ưu tiên làm?¶

Điều quan trọng thì thường hiếm khi khẩn cấp, và điều khẩn cấp thì thường hiếm khi quan trọng
— Dwight Eisenhower, tổng thống đời 34 của Mỹ

Không phải cứ có ý định làm là ta sẽ làm ngay. Chúng ta có vô vàn thứ muốn làm nhưng chưa bao giờ và có lẽ sẽ không bao giờ có thời gian làm. Hai yếu tố chính ảnh hưởng đến sự ưu tiên của chúng ta là sự khẩn cấp và quan trọng. Có thể bạn đã biết về nó qua bảng này:

Nhiệm vụ của chúng ta là cố gắng chỉ làm những việc trong hai ô màu xanh. Nếu bạn nhờ một ai đó giúp bạn, thì thường nó vừa không khẩn cấp vừa không quan trọng với họ. Nhiệm vụ của bạn là cho họ thấy công việc bạn nhờ là quan trọng, để nó leo lên được càng gần ô đầu tiên càng tốt. Thường thì bạn phải chờ họ giải quyết xong hết chuyện ở ô thứ 1. Nếu không, thì dù là bạn thân vào sinh ra tử họ cũng sẽ không thể dành thời gian cho bạn được.

Định luật Hofstadter: “Công việc sẽ luôn tốn thời gian hơn bạn nghĩ, kể cả khi bạn đã tính đến định luật Hofstadter.”

Ngoài ra, rất nhiều thứ ở ô thứ 4 lại hấp dẫn vô cùng. Ví dụ như một bộ phim dài tập chẳng hạn. Nó có thể khiến bạn thức đêm để coi cho bằng hết, mặc kệ những thứ trong ô thứ 1. Nhưng thường thì nó ở dạng lên Facebook coi meme và hóng drama. Tuy những thứ này không quan trọng và không khẩn cấp, chúng cũng cần thiết vì giúp chúng ta thư giãn. Chúng cho phép những thứ ngẫu nhiên được lọt vào trong sự bận rộn của chúng ta, giúp ta khám phá được những thứ mà ta không nghĩ là mình cần biết.

Xem thêm bài viết dài tập của Wait But Why: Vì sao chúng ta trì hoãn? Có thể bài viết này không khẩn cấp hoặc quan trọng cho công việc của bạn, nhưng tôi nghĩ nó cũng xứng đáng để lên ngôi đầu bảng một lần.

Vậy, nếu việc bạn nhờ khó mà cho thấy sự quan trọng với họ, thì có lẽ cách tốt nhất là để bạn bè của họ trực tiếp nói họ đọc để họ cảm thấy nó quan trọng (tức là lọt vào ô thứ 2). Hoặc nếu không làm được, thì hãy tìm cách để nó được xuất hiện trên Facebook của họ khi họ lên đó để giải trí.

Tôi thấy rằng khi một người bỏ thời gian ra để làm một thứ gì đó đúng đắn ở thời điểm hiện tại, họ là những người theo chủ nghĩa hoàn hảo và không có khả năng ưu tiên, trong khi đó

I find that when someone’s taking time to do something right in the present, they’re a perfectionist with no ability to prioritize, whereas when someone took time to do something right in the past, they’re a master artisan of great foresight.

Về mặt nhận thức, con người tương lai của chính mình không liên quan gì đến mình
Không có giải pháp nào cho người sáng lập để giải quyết sự quá tải ngoài những lời khuyên chung chung
Việc mải mê làm việc đến quên cả đói cho thấy phần thưởng từ việc làm việc là đủ lớn hơn việc được ăn
Vấn đề ngắn hạn hay dài hạn không quan trọng, quan trọng là làm cái này mà phải nghĩ về cái khác thì sẽ nhức đầu