Thúc đẩy sự hợp tác giữa các cá nhân

Khi nói tới việc xây dựng một hệ thống thông tin cho một tổ chức, chẳng hạn như việc xây dựng danh bạ, thường các giải pháp đều thuộc dạng được này thiếu kia. Vì vậy, người quản trị nên biết trước nhiểu được các đánh đổi mình sẽ phải đối diện. Đây là một số tiêu chí thường gặp ở các tổ chức nhỏ:

Tiêu chí cho người quản trị	Notion (hoặc các SaaS khác)	Obsidian (hoặc các chương trình soạn thảo văn bản thuần khác)
Cách thức phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu	Đơn giản (nhưng kém linh hoạt)	Linh hoạt (nhưng không trực quan)
Thời gian chờ cho từng thao tác	Có	Tức thời
Thiết bị dùng để thao tác	Chủ yếu là chuột	Cả chuột và bàn phím
Sử dụng chương trình khác để đọc dữ liệu	Không	Có
Nắm được bản chất của dữ liệu và tự động hóa	Kém	Rất tốt
Có đồ thị mạng lưới giúp thấy được bức tranh tổng thể	Không	Có

Thông thường với mục tiêu quản lý thì tới đây là ổn rồi. Nhưng nếu bạn muốn xây dựng cộng đồng, xây dựng mạng lưới, hệ sinh thái thì bạn có thể còn muốn những cá nhân, tổ chức được liệt kê trong danh sách này cũng phải thấy được nó để có thể kết nối được với nhau. Tức là về bản chất, nó không chỉ dừng lại ở chuyện xây dựng hệ thống quản lý, mà còn là xây dựng kho tài nguyên cộng đồng. Tức là phải chia sẻ dữ liệu lên web. Đây là các tiêu chí thường gặp để so sánh các giải pháp đáp ứng nhu cầu này:

Tiêu chí cho việc chia sẻ lên web	Notion (hoặc các SaaS khác)	Web tĩnh
Cài đặt dễ dàng	Không phải cài đặt gì	Không
Tự động chuyển trang đường dẫn thay đổi	Người dùng truy cập vào URL cũ sẽ tự động chuyển sang URL mới	Phải tự thiết lập chuyển URL, nếu không sẽ bị lỗi 404
Bình luận ngay trong trang	Có hướng dẫn ngay tại nơi thiết lập, chỉ cần bấm nút hoặc kéo thả	Phải cài đặt thêm
Người dùng có thể lọc	Có	Phải cài đặt thêm
Chi phí	Phải mua tên miền và host	Chỉ cần mua tên miền
Tốc độ tải	Trang hơi phức tạp là dễ bị chậm	Luôn nhanh
Đáp ứng thiết kế bao trùm	Không	Tốt
Sử dụng thiết kế riêng	Không	Có
Người dùng có thể tự triển khai trên máy của họ với ít rào cản về kiến thức nhất	Không	Có

Các SaaS làm được một việc chí mạng mà web tĩnh không làm được: trực quan với người dùng phổ thông:

Tiêu chí	Notion (hoặc các SaaS khác)	Web tĩnh
Cài đặt dễ dàng	Không phải cài đặt gì	Không
Cách thức phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu	Đơn giản	Không trực quan

Tuy nhiên, khi dữ liệu càng ngày càng nhiều, bạn sẽ thấy mình càng ngày càng cần những điều sau:

Tiêu chí	Notion (hoặc các SaaS khác)	Obsidian (hoặc các chương trình soạn thảo văn bản thuần khác) và web tĩnh
Thời gian chờ tải cho từng thao tác	Tốn thời gian chờ	Tức thời
Cách thức phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu	Kém linh hoạt	Linh hoạt
Thiết bị dùng để thao tác	Chủ yếu là chuột	Chủ yếu là bàn phím
Sử dụng chương trình khác để đọc dữ liệu	Không	Có
Người dùng có thể tự triển khai trên máy của họ với ít rào cản về kiến thức nhất	Không	Có

Đây là những điểm chí mạng mà các SaaS không giải quyết được. Nói cách khác, sử dụng SaaS khi bạn mới bắt đầu ý tưởng và cần nhanh chóng kiểm định các giả thiết của mình. Còn dùng chương trình soạn thảo văn bản thuần kết hợp với web tĩnh khi bạn càng ngày càng thấy nó giựt lag và kém linh hoạt.

Nhưng vấn đề là bạn khó mà chuyển đổi từ SaaS sang giải pháp tốt hơn do dữ liệu của bạn bị giam ở đó (không sử dụng được chương trình khác để đọc dữ liệu). Nên tốt nhất là không dùng SaaS ngay từ đầu. Một người hướng dẫn sẽ giúp họ vượt qua điểm chí mạng về sự trực quan.

Đây là các gợi ý cho việc xây dựng một danh bạ, với định hướng là để thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên của một tổ chức. Nó cơ bản là xây dựng một Facebook, LinkedIn nội bộ. Nhưng nếu định hướng của tổ chức không phải là để thu hút thêm người tham gia vào nó, mà là làm cho ranh giới của nó càng ngày càng mờ nhạt bằng việc giúp các cá nhân bên trong nó kết nối với bên ngoài được tốt hơn (và ngược lại), và nâng đỡ quyền tự trị dữ liệu của họ, thì nên bắt đầu bằng việc hỗ trợ họ xây dựng profile Murmurations. Bài chi tiết: Xây dựng mạng lưới, hệ sinh thái

Đọc thêm¶

Nhu cầu công việc:: Nắm bắt hoạt động của nhau, Quản lý đối tác, các bên liên quan
Lĩnh vực:: Hệ thống thông tin, Xây dựng mạng lưới, hệ sinh thái