Xây dựng hệ thống quản lý tài nguyên

Khi nói tới việc xây dựng một hệ thống thông tin cho một tổ chức, chẳng hạn như việc xây dựng danh bạ, thường các giải pháp đều thuộc dạng được này thiếu kia. Vì vậy, người quản trị nên hiểu được các đánh đổi mình sẽ phải đối diện. Đây là một số tiêu chí thường gặp ở các tổ chức nhỏ:

Tiêu chí cho người quản trị	Notion (hoặc các SaaS khác)	Obsidian (hoặc các chương trình văn bản thuần và local-first khác)
Phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu	Có	Có
Thời gian chờ cho từng thao tác	Có	Tức thời
Thiết bị dùng để thao tác	Chủ yếu là chuột	Cả chuột và bàn phím
Tái sử dụng nội dung cho mục đích khác hoặc ở cơ sở dữ liệu khác dễ dàng	Không	Có
Nắm được bản chất của dữ liệu và tự động hóa	Kém	Rất tốt
Có đồ thị mạng lưới giúp thấy được bức tranh tổng thể	Không	Có

Thông thường với mục tiêu quản lý thì tới đây là ổn rồi. Nhưng nếu bạn muốn xây dựng cộng đồng, xây dựng mạng lưới, hệ sinh thái thì bạn có thể còn muốn những cá nhân, tổ chức được liệt kê trong danh sách này cũng phải thấy được nó để có thể kết nối được với nhau. Tức là về bản chất, nó không chỉ dừng lại ở chuyện xây dựng hệ thống quản lý tài nguyên, mà còn là chia sẻ kho tri thức của mình cho mọi người. Tức là phải chia sẻ dữ liệu lên web. Đây là các tiêu chí thường gặp để so sánh các giải pháp đáp ứng nhu cầu này:

Tiêu chí cho việc chia sẻ lên web	Notion (hoặc các SaaS khác)	Web tĩnh
Cài đặt dễ dàng	Không phải cài đặt gì	Không
Tự động chuyển trang đường dẫn thay đổi	Người dùng truy cập vào URL cũ sẽ tự động chuyển sang URL mới	Phải tự thiết lập chuyển URL, nếu không sẽ bị lỗi 404
Bình luận ngay trong trang	Có hướng dẫn ngay tại nơi thiết lập, chỉ cần bấm nút hoặc kéo thả	Phải cài đặt thêm
Người dùng có thể lọc	Có	Phải cài đặt thêm
Chi phí	Phải mua tên miền và host	Chỉ cần mua tên miền
Tốc độ tải	Trang hơi phức tạp là dễ bị chậm	Luôn nhanh
Đáp ứng thiết kế bao trùm	Không	Tốt
Sử dụng thiết kế riêng	Không	Có
Người dùng có thể tự triển khai trên máy của họ với ít rào cản về kiến thức nhất	Không	Có

Trong kinh nghiệm của tôi, những dự án xây dựng kho tài nguyên cộng đồng thường bị lạc hậu, thậm chí dừng hoạt động sau một khoảng thời gian, trừ trường hợp được cộng đồng nuôi sống. Mà để làm đươc như vậy thì phải thu phí tham gia, hoặc phải rất nổi tiếng (như trường hợp của Wikipedia). Nổi tiếng thì không dễ, còn thu phí thì ngoài chuyện không tận dụng được hết tiềm năng của tệp người quan tâm đến dự án nhưng không bỏ tiền còn khiến cho dữ liệu bị giam trên nền tảng của đơn vị quản lý. Mà việc trung tâm hóa việc lưu trữ dữ liệu trên máy chủ sẽ lấy đi autonomy và agency của người dùng cuối.

Để một hệ sinh thái hoạt động thực sự hiệu quả thì lượng năng lượng dành ra để nắm bắt tín hiệu của môi trường phải giảm tới mức gần như bằng 0. Để có thể vẫn mở được tài nguyên công khai khi chưa nổi tiếng mà không chết yểu, mỗi cá nhân và tổ chức tham gia vào hệ sinh thái cần có thể đóng góp những hiểu biết sâu sắc, nhu cầu và các dữ liệu khác một cách thụ động vào kho tài nguyên chung. Sự đóng góp của họ chỉ là sản phẩm phụ của việc họ tập trung vào việc giải quyết nhu cầu của mình, hoặc ít nhất chỉ cần làm một lần là những lần sau có thể làm tự động. Điều này đòi hỏi dữ liệu phải được lưu trữ ở định dạng đơn giản, và dễ thao tác. Đây là những điểm chí mạng mà các SaaS không giải quyết được:

Tiêu chí	Notion (hoặc các SaaS khác)	Obsidian (hoặc các chương trình văn bản thuần và local-first khác) và web tĩnh
Thời gian chờ tải cho từng thao tác	Tốn thời gian chờ	Tức thời
Thiết bị dùng để thao tác	Chủ yếu là chuột	Chủ yếu là bàn phím
Tái sử dụng nội dung cho mục đích khác hoặc ở cơ sở dữ liệu khác dễ dàng	Không	Có
Người dùng có thể tự triển khai trên máy của họ với ít rào cản về kiến thức nhất	Không	Có

Nhưng các SaaS cũng làm được một việc chí mạng mà web tĩnh không làm được: trực quan với người dùng phổ thông:

Tiêu chí	Notion (hoặc các SaaS khác)	Web tĩnh
Cài đặt dễ dàng	Không phải cài đặt gì	Không

Muốn vượt qua được điểm chí mạng này thường cần họ chịu khó đọc hướng dẫn cài đặt. Nhưng điều này cũng khó vì mỗi một thắc mắc đều làm tăng thêm khối lượng nhận thức mà chúng ta có trong tâm trí, qua đó làm phân tán sự tập trung của ta khỏi thứ mà ta định làm. Một người hướng dẫn để giúp họ làm quen được với web tĩnh sẽ giúp họ giải quyết được chuyện này.

Nhưng hiệu quả hơn cả có lẽ là không sử dụng web tĩnh mà sử dụng giao thức Murmurations. Tổ chức xây dựng danh bạ có thể tạo profile giúp thành viên của mình.

Đọc thêm

• Từ việc phá vỡ silo thông tin và sử dụng hiệu quả các nguồn lực cộng đồng, đến hệ thống quản lý niềm tin và nền kinh tế không dùng tiền: vai trò của các phần mềm ghi chú động lưu dữ liệu tại máy người dùng và ở định dạng đơn giản
• Các ERP được dựng sẵn không đủ khả năng đáp ứng những luồng làm việc và suy nghĩ đặc thù
• WordPress giúp việc tạo web dễ dàng nhất, chứ không phải là thứ quản lý web hiệu quả nhất
• Cấu trúc kỹ thuật của sản phẩm phản ánh giới hạn xã hội của tổ chức tạo ra nó
• Việc phân loại không quan trọng bằng việc chuẩn bị cho sự thay đổi cách phân loại
• Văn bản thuần là dạng tổ chức dữ liệu đơn giản nhất
• Nền tảng đẩy việc ra quyết định vào trung tâm. Giao thức đẩy việc quyết định ra rìa mạng lưới
• Để có thể thiết kế một giải pháp một cách nhanh chóng và tự tin, ta cần được thử nghiệm ý tưởng mới và kiểm tra giả thiết ngay khi chúng vừa được nghĩ ra
• Các buổi đáp ứng nhu cầu học cách sử dụng công cụ và tư duy lập trình cho nhu cầu công việc

Lĩnh vực:: Hệ thống thông tin, Xây dựng mạng lưới, hệ sinh thái