Bỏ qua

Google Sheet hoặc Notion không phù hợp khi dữ liệu trở nên phức tạp

Theo dõi protocol quan trọng

Giao cho nhân sự
Bản chất của việc xây dựng danh bạ là gì? Là phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu. Nên

Lý do ra đời và hệ quả

  • Giảm gánh nặng nhận thức trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu dự án,
  • Xây dựng hệ sinh thái nơi các thành viên có thể đóng góp dữ liệu một cách thụ động và tự động vào các cơ sở dữ liệu chung
  • Tăng khả năng hợp tác và phát triển ý tưởng mới của đối tượng thụ hưởng với ít nỗ lực hơn
    Thời gian để ta thấy không bị ngắt mạch là 100 ms

Việc lưu dữ liệu ở các công cụ khác nhau tạo thành các silo thông tin
Khi nói tới việc xây dựng một hệ thống thông tin cho một tổ chức, chẳng hạn như việc xây dựng danh bạ để Quản lý các mối quan hệ , thường
Excel là loài gián trong ngành phần mềm
Sản phẩm no code đem đến sự phản hồi tức thời
Ưu tiên giao thức hơn nền tảng
Notion
fb vẫn muốn mọi người lệ thuộc
Dùng low code để xây dựng hệ thống là đang mang nợ kỹ thuật vào người

thường các giải pháp đều thuộc dạng được này thiếu kia. Vì vậy, người quản trị nên biết trước các đánh đổi mình sẽ phải đối diện. Đây là một số tiêu chí thường gặp ở các tổ chức nhỏ:

Tiêu chí cho người quản trị Notion (hoặc các SaaS khác) Obsidian (hoặc các chương trình soạn thảo văn bản thuần khác)
Cách thức phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu Đơn giản (nhưng kém linh hoạt) Linh hoạt (nhưng không trực quan)
Thời gian chờ cho từng thao tác Có Tức thời
Thiết bị dùng để thao tác Chủ yếu là chuột Cả chuột và bàn phím
Sử dụng chương trình khác để đọc dữ liệu Không Có
Nắm được bản chất của dữ liệu và tự động hóa Kém Rất tốt
Có đồ thị mạng lưới giúp thấy được bức tranh tổng thể Không Có

Thông thường với mục tiêu quản lý thì tới đây là ổn rồi. Nhưng nếu bạn muốn Phát triển cộng đồng, xây dựng mạng lưới, hệ sinh thái thì bạn có thể còn muốn những cá nhân, tổ chức được liệt kê trong danh sách này cũng phải thấy được nó để có thể kết nối được với nhau. Tức là về bản chất, nó không chỉ dừng lại ở chuyện xây dựng hệ thống quản lý, mà còn là xây dựng kho tài nguyên cộng đồng. Tức là phải chia sẻ dữ liệu lên web. Đây là các tiêu chí thường gặp để so sánh các giải pháp đáp ứng nhu cầu này:

Tiêu chí cho việc chia sẻ lên web Notion (hoặc các SaaS khác) Web tĩnh
Cài đặt dễ dàng Không phải cài đặt gì Không
Tự động chuyển trang đường dẫn thay đổi Người dùng truy cập vào URL cũ sẽ tự động chuyển sang URL mới Phải tự thiết lập chuyển URL, nếu không sẽ bị lỗi 404
Bình luận ngay trong trang Có hướng dẫn ngay tại nơi thiết lập, chỉ cần bấm nút hoặc kéo thả Phải cài đặt thêm
Người dùng có thể lọc Có Phải cài đặt thêm
Chi phí Phải mua tên miền và host Chỉ cần mua tên miền
Tốc độ tải Trang hơi phức tạp là dễ bị chậm Luôn nhanh
Đáp ứng thiết kế bao trùm Không Tốt
Sử dụng thiết kế riêng Không Có
Người dùng có thể tự triển khai trên máy của họ với ít rào cản về kiến thức nhất Không Có

Các SaaS làm được một việc chí mạng mà web tĩnh không làm được: trực quan với người dùng phổ thông:

Tiêu chí Notion (hoặc các SaaS khác) Web tĩnh
Cài đặt dễ dàng Không phải cài đặt gì Không
Cách thức phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu Đơn giản Không trực quan

Tuy nhiên, khi dữ liệu càng ngày càng nhiều, bạn sẽ thấy mình càng ngày càng cần những điều sau:

Tiêu chí Notion (hoặc các SaaS khác) Obsidian (hoặc các chương trình soạn thảo văn bản thuần khác) và web tĩnh
Thời gian chờ tải cho từng thao tác Tốn thời gian chờ Tức thời
Cách thức phân loại, dán nhãn và truy vấn dữ liệu Kém linh hoạt Linh hoạt
Thiết bị dùng để thao tác Chủ yếu là chuột Chủ yếu là bàn phím
Sử dụng chương trình khác để đọc dữ liệu Không Có
Người dùng có thể tự triển khai trên máy của họ với ít rào cản về kiến thức nhất Không Có

Đây là những điểm chí mạng mà các SaaS không giải quyết được. Nói cách khác, sử dụng SaaS khi bạn mới bắt đầu ý tưởng và cần nhanh chóng kiểm định các giả thiết của mình. Còn dùng chương trình soạn thảo văn bản thuần kết hợp với web tĩnh khi bạn càng ngày càng thấy nó giựt lag và kém linh hoạt.

Nhưng vấn đề là bạn khó mà chuyển đổi từ SaaS sang giải pháp tốt hơn do dữ liệu của bạn bị giam ở đó (không sử dụng được chương trình khác để đọc dữ liệu). Nên tốt nhất là không dùng SaaS ngay từ đầu. Một người hướng dẫn sẽ giúp họ vượt qua điểm chí mạng về sự trực quan.

Đọc thêm